Набор эффективных шагов после завершения мероприятия

 

Сразу после финиша любого мероприятия начинается не менее ответственная работа. Ведь набор действий, которые нужно сделать по окончании выставки, конференции и любого event-события, столь же важен, как другие этапы — подготовка и организация.

Многие компании совершают одну и ту же ошибку: их менеджеры, ответственные за события, не спешат сделать ряд важных дел, откладывая на потом и отчетность, и внесение информации в базы. Грешат этим и руководители. Логика такова: главное, что мероприятие состоялось, а с дальнейшими шагами можно не спешить. В результате, все затягивается на месяц, а то и больше.

Такой подход — в корне неверный. Чтобы его избежать, следует заложить время на блок действий после мероприятия еще на этапе его планирования. И очертить данный временной отрезок, ограничив его не месяцами, а двумя неделями (в идеале).

Первый блок: систематизация информации и обратная связь по горячим следам

Самый большой блок, который подразумевает значительную работу и много составляющих.

1. Изучение списков зарегистрированных гостей и посетителей. Этот список нужно четко систематизировать, снабдив контакты дополнительной информацией (важность лица, компания, которую он представляет, перспективы сотрудничества, особые пометки).

2. Обновление базы данных подрядчиков и клиентов. Это нужно сделать сразу после мероприятия, занеся все новые деловые контакты в специальную форму.

3. Комплекс мероприятий по обратной связи. В первую очередь, рассылка информации и звонки лицам, которые проявили значительную заинтересованность в дальнейшей работе. С этим не нужно затягивать. Также, спустя некоторое время, нужно напомнить о себе и своей компании всем ключевым лицам, посетившим мероприятие (особенно выставку).

4. Связь с гостями и клиентами, которых привлекали в рамках краудсорсинга (использование творческих и иных навыков для решения инновационных задач). Опросы по итогам события, в попытке получения идей и рекомендаций. Это дает обильную пищу для выводов: что сделано правильно, что упущено, какие новшества можно привнести в дальнейшие мероприятия.

5. Анализ уже имеющихся отзывов, сбор и систематизация оценок из всех доступных источников. Отзывы — ценнейшая информация, особенно если компания планирует проводить мероприятия и дальше; комплексная оценка даст ответ на вопрос об эффективности события.

Для сбора отзывов можно использовать как бумажные формы, которые заполняются менеджерами на мероприятиях, так и электронные носители. Если речь идет о выступлениях спикеров, то отзыв нужно брать незамедлительно, в максимально подробном формате.

6. Мониторинг информации о проведенном событии в интернете и традиционных СМИ.

7. Рассылка благодарностей. Это не только отличный способ выразить уважение, оценить труд других (если речь идет о сторонних специалистах, внесших лепту в проведение мероприятия), но и формирование дополнительной лояльности представителей разных структур к своей компании. При этом, ценятся персональные обращения. Наиболее оптимальна для рассылки электронная почта. Для наиболее значительных лиц подойдет персональная доставка писем. Используются и звонки от первых лиц компании — в ходе разговора можно не только выразить благодарность, но и затронуть деловые темы.

Также, следует поблагодарить сотрудников собственной компании.

Второй блок: оценка оборудования и технологий, использованных на мероприятии

1. Оценка оборудования. Если компания принимала участие в выставке, следует оценить эффективность и функциональность выставочного стенда и дополнительного мобильного оборудования (стендов, вывесок, табло и т.д.). Оценивать нужно дизайн, эргономичность, зонирование и другие факторы. Это же относится и к другим мероприятиям, где используется звук, свет, эффекты, видеоносители и другое оборудование. Критерии оценки вырабатываются на основе специальных форм, мнения сотрудников, участников, гостей. Полученные сведения помогут провести следующее мероприятие с большей отдачей.

2. Оценка технологий и схем. По аналогии с вышестоящим пунктом. Индустрия Event постоянно развивается, и компаниям, для которых мероприятия не единичны, а постоянны, следует отслеживать все тенденции, искать и внедрять самые продвинутые технологии. Ставка на инновационность не просто оправдает себя; сейчас постоянное развитие — главный конкурентный путь, позволяющий претендовать на удержание позиций на рынке, на завоевание новых сегментов и потребителей.

Третий блок: работа с медиа, соцсетями, дополнение сайта

1. Отслеживание всех сообщений о мероприятии в печатных и электронных средствах информации. Развитие соцсетей позволяет создавать новые группы и мониторить уже имеющиеся — на предмет появление любых упоминаний о мероприятии. Для того, чтобы процесс сбора информации был оптимален,  следует выкладывать в сеть разнообразный контент: видео-ролики, фото объектов и процесса, презентации, съемки с мероприятий, отчеты и т. д. Это, в хорошем смысле, спровоцирует аудиторию на ответные комментарии и будет способствовать вовлеченности пользователей в нужную тему, формированию аудитории для следующих мероприятий. Желательно достичь интерактивного общения, вступать в дискуссии, отвечать на вопросы. Полезны и онлайн-конференции. Все это даст обильную пищу для размышлений.

2. Наполнение сайта. Обновления нужно делать уже по ходу мероприятия, выкладывая постоянные отчеты о происходящем в виде текстовых новостей, фото и видео. Главное, чтобы контент был продуманным и интересным. Сейчас сайт — это глобальный маркетинговый инструмент, который работает круглосуточно и, что самое важное, на перспективу. По окончанию мероприятия на сайт нужно поместить отчет и выборочную информацию (цифры, предложения и т. д.). А также самый ценный визуальный контент, который будет просматриваться и тем самым «продлит» мероприятие, которое уже закончилось в оффлайне.

Четвертый блок: отчетность, бюджет и подведение итогов

1. Сверка цифр бюджета. Определение точных и полных расходов на мероприятие и соотнесение полученной суммы с той, что планировалась изначально. Расчет самых прибыльных и неэффективных статей бюджета. Все это поможет четче планировать расходы на будущее, и выделять средства на то, что дает максимальную отдачу.

В целом, работа по оценке расходов даст сведения по возврату инвестиций и по целесообразности самого мероприятия или его формата, который в будущем можно изменить.

2. Общая отчетность, подведение итогов. Как правило, на подготовку отчета выделяется не более недели. Документ должен содержать все основные пункты и нюансы проведенной работы. Главные темы:

- достигнуты ли цели, ради которых затевалось мероприятие;

- какова степень эффективности;

- оценка успешных составляющих и выявление недостатков, слабых мест, которые можно исключить либо улучшить для последующих событий;

- планирование других мероприятий по горячим следам прошедшего.

Отчет команды, готовившей мероприятие, должен быть подкреплен не эмоциями, а цифрами, фактами, отзывами экспертов и участников, материалами из интернета и других источников. Точность, компетентность и аналитический подход при подготовке отчета позволят сделать документ, дающий объектную оценку проведенному мероприятию.