Организация и оформление презентаций. Часть 1

Как правильно провести любую презентацию и сделать ее эффективной

 

 

Любая презентация должна решать несколько задач. Первая, непосредственная, или локальная - знакомство аудитории с новыми товарами и услугами. Вторая, неотделимая от первой, несет более стратегические задачи: создать у присутствующих позитивное мнение в целом – о компании, ее ассортименте, технологиях, развитии. Ведь презентация в нынешних условиях – неотъемлемая и важная составляющая комплекса мер, направленных на продвижение, иными словами – интегрированных маркетинговых коммуникаций.

Многие ошибочно считают, что проведение презентации – достаточно простая задача. Нужна аудитория и более-менее грамотный рассказ о товарах и услугах компании, с демонстрацией наглядного материала. Но такой подход – упрощенный. Во-первых, он не решает более глобальной задачи. Во-вторых, простой рассказ с демонстрацией вовсе не гарантирует, что презентация будет эффективной.

Задачи презентации: донести всю нужную информацию, создать у присутствующих благоприятное впечатление о товаре или услуге, и стимулировать к определенным действиям

В зависимости от величины аудитории, для проведения презентаций необходимо:

- Для мини- презентаций, рассчитанных на небольшую аудиторию, вполне подойдет доска для демонстрации плюс раздаточные материалы;

- Для презентаций, рассчитанных на большое количество присутствующих, необходимо специальное оборудование, позволяющее показывать ролики и презентационные фильмы. А также – компьютерная и проекционная техника и мобильные стенды.

Стратегия и составные части любой презентации

Формирование цели

Целью презентации часто бывает усиление стартующей рекламной кампании. Это позволит получить поддержку СМИ до ее начала, и заинтриговать потенциальных потребителей. Параллельно решаются и остальные важные задачи, среди которых – демонстрация стабильности компании, ее роста, улучшение связей с дистрибьюторами, налаживание новых партнерских отношений.

Выбор места для презентации

Зависит от многих факторов: специфики продуктов и услуг, уровня компании и гостей. Если нет четкой установки на бизнес-стиль, то дополнительным преимуществом будет выбор оригинального, яркого помещения. Важно учесть, чтобы оно вместило всех гостей, а также – было комфортным. Имеет значения и выбор местоположения – особенно в крупном мегаполисе. Если презентация проводится в центре, участникам будет удобно  добираться из любого места города.

Определение времени проведения

Здесь есть общие правила, которые необходимо знать и учитывать. Презентацию не стоит назначать на начало недели, так как в деловых кругах эти дни используются для совещаний, назначенных встреч и других важных дел. Исключение – деловая презентация, которая вписывается в этот график, и может быть проведена в любой из дней.

День недели нужно выбирать в зависимости от цели презентации. Если требуется широкое освещение в СМИ, для мероприятия идеально подходит середина недели, но никак не конец. Это связано с тем, чтобы дать журналистам возможность написать нужный материал за выходные. Для презентаций, которые относятся к сфере развлечений и шоу-бизнеса, идеальными днями проведения являются пятница и суббота. Первый выходной день оптимально подходит для мероприятий на открытом воздухе.

Для деловых презентаций с бизнес-ланчем и кофе-брейком нужно отводить первую половину дня; другое время может быть неудобных для бизнесменов. Для остальных видов презентаций оптимальным началом мероприятия является период с 18.00 до 19.00.

Выбор количества участников

Для тех, кто проводит презентацию, есть две крайности: обилие народу может создать тесноту, а малое количество участников – эффект пустого зала. Чтобы избежать таких проблем, формированием аудитории должен заниматься непосредственный организатор. Если презентация рассчитана на деловых партнеров, количество приглашений лучше сделать с запасом. К примеру, на 20-25% больше. По опыту, придет примерно на треть меньше: представители бизнеса – занятые люди. Если презентация рассчитана на знаменитостей, богему, светских людей, которые избалованы вниманием, нужно приглашать в 2, а то и в 3 раза больше гостей.

 

Организация и оформление презентаций. Часть 2